为实现本部门日常事务管理规范化，制度建设完备化，工作运行高效化，特制定本管理制度。

第一条 机电与车辆工程学院（以下简称学院）会议制度

   一、周五上午召开行政例会，听取各科长的工作汇报，讨论、研究、部署下一周工作。

二、周五下午召开全体会议，集中进行政治学习或业务学习，总结交流或部署安排阶段性的工作、学习。

四、遵守会议纪律，集中精力；

五、会议讲求实效，节约时间。

第二条 考勤制度

一、出勤和考勤：按学校和学院的有关规定，实行考勤制度。

二、请销假制度

1.凡请病假的人员，一天以上的交医院证明。手续不完备的按事假对待，病假超过3天以上者，由校人事处批准履行相关手续，对月请病假日历7天（含）以内的月岗位津贴照发，超过按实际请假天数减发。

2.国家规定的婚、丧假3天，产假90天，护理假30天视为出勤，岗位津贴照发。

3.事假3天以内由部门主管领导审批，事假超过3天以上交校人事处由校主管领导审批。事假结束时及时销假，否则，逾期按旷工记。

4.凡经批准履行相关手续请事假的人员，岗位津贴按实际请事假的日历天数减发，半天以内事假可不计，但月超过2次（不含）以上的，按实际请事假的日历天数报到校人事处，且计入部门个人年终考核及各种评优评先。

5.未办理请假手续或请假未批准而离开工作岗位，按旷工论，并执行学校有关规定：

旷工0.5天者，减发当月岗位津贴的5%；

旷工1天者，减发当月岗位津贴的10%；

旷工1.5天者，减发当月岗位津贴的20%；

旷工2天者，减发当月岗位津贴的40%；

旷工2.5天者，减发当月岗位津贴的60%；

旷工3天者，减发当月岗位津贴的80%；

旷工3.5天者，减发当月全部岗位津贴；

旷工4-15天者，减发两个月岗位津贴；

连续旷工15天者，全部累计旷工30天，停发当年岗位津贴；

6.事假超过半个月，病假超过一个月，旷工超过一天的取消个人年终考核良好以上资格及当年的各种评优评先。

7.工作期间，无特殊情况，不在岗位，又不能及时到岗，视为缺岗，累计三次视为旷工。请事假累计在一个月以上、病假累计在两个月以上的，按学校规定不再增发当年本人同职务一个月的岗位津贴。

8.学校各级组织的各种活动，召开的各类会议，应到未到而又未履行相关请假手续者，由本单位每次（按0.5天计）减发本月岗位津贴的5%。

9.出现责任事故或教学事故的，视情节轻重，除按学校规定扣发当事人当月10%-30%的岗位津贴，并承担相应责任。

10.对工作不负责任，造成不良影响的经批评教育不改者，不执行学校规章制度者。机电与车辆工程学院有权退回人事部门，不予继续聘任。

11.非在编人员按以上内容参考执行。

第三条 事务处理、工作接待行为规范

一、执行“六个一”服务规范，“五不准”工作制度，“七条”工作禁令和“提高工作效率九项工作制度”。

二、注意行为规范、文明用语和服务忌语，提倡讲普通话。首接人在接待（办）过程中必须做到诚心、热心、耐心、细心，有礼有节，讲究文明礼貌用语。接打电话时，以“您好，机电与车辆工程学院”开头，“再见”结尾；接待来访者时，以您好开头，“再见”结尾。说话要和气，接待要主动、热情、礼貌。

三、不得在工作时间长时间接打私人电话。

四、不得私自引领无关人员进入实验室和办公室。

五、临时离开办公室外出办事，应告知去向和联系方式。

六、要保持良好的仪表，衣着整洁，举止大方。办公室内卫生清洁，物品摆放整齐有序。

第四条 日常事务管理规定

    一、来往公函、文件、公章、复印、印刷、用车管理

（一）来往公函管理

1.无署名的校内外公函、来电，由学院办公室处理，并按规定签收、登记、传阅、签批。

2.以学院名义发布公函、通知等文件，由相关部、室专人起草，经学院主任审阅、签发，备案、建档；为方便管理，文件编号文采用“机电与车辆工程学院2***年第*号”的格式。重要通知、规定可提请校发或校办转发。

（二）介绍信、公章、印章管理

按照学校有关制度和相关规定，严格公章、印章的使用和管理。

（三）复印、打印及印刷管理

1．复印机由学院办公室负责维护管理，主要用于工作所需报告、报表、函件、单据、合同等文字资料的复印。复印密级文件、资料须按保密管理的有关规定办理。

2．各管理部需打印份数和字数较多的文字资料，经学院主任审批后，联系印刷厂承办。

（四）人员外出及机动车辆管理

1．因公务使用校内或租用校外车辆外出，按级别权限，逐级报告、请示、批准。部、室人员因公务外出须经学院主任批准，学院主任因公务外出须经主管校长批准。

2．外出人员必须高度注意人身、财物安全。

二、文书档案及设备器材管理

（一）文书档案管理

1．学院设文书资料档案室，由学院办公室统一管理。

2．文书档案包括上级文件和本部门请示、报告、通知、工作计划、总结、管理办法和规章制度、往来公函、合同书、技术档案、各类统计报表等。各部、室的文书档案由部、室主任和有关业务人员保管，定期整理，建档保存。重要资料移交学院档案室或学校档案馆。建档存档工作由学院办公室监督执行。

3．凡属上级及学校签发的正式红头文件、部门通知、工作简报、工作动态，均需在相关部门登记，并按学校关于文件收发、传阅的规定及时送学院主任阅批。各类文件阅处完毕，应定期交学院办公室统一保管。

4．对密级文件按保密制度管理。

  （二）设备管理

1．学院管理的仪器设备，含直属实验室的仪器设备，均应按规定建立固定资产卡片，由指定的资产管理员专门管理。按规定及时为新增设备办理报增、建帐、建卡手续。

2．到国资处和后勤处领取或外购所需办公用品、卫生洁具、实验材料等低值消耗材料，需拟定清单，由学院主任批准。

3．制定实验教学用耗材购置、领取、使用管理制度并严格实施。

4．仪器设备、固定资产外借、调拨、报废等，事先须经主任审批，通过资产管理员办理有关手续，管理人员不得擅自外借、调拨、报废仪器设备。

5．使用及管理人员应精心管理使用现有设备器材，如发生丢失或非正常损坏，追究有关人员责任。

第五条 业务学习

倡导、鼓励、支持全体人员进行业务学习、业务培训与进修；开展实验技术与管理研究。

第六条 安全管理

一、划分责任区，各部、室应逐级落实安全工作责任制，将安全责任落实到人。因失职引发事故，视情节追究当事人和有关负责人的责任。

二、下班时应注意检查实验室和办公室门、窗、水、电是否全部关闭。注意防火、防盗、防自然灾害事故。

三、加强各部、室特别是网络信息安全管理。采用先进的网络信息安全监控手段；实验室电脑及相关相关设备的使用记录信息要妥善存储，确保随时调用。

第七条 经费管理

一、业务经费的使用实行事前请示、逐级审批制度。各项经费开支需各部、室事先提出申请，经学院主任批准。需校领导签批的，由学院主任请示校领导。

二、各项经费开支的报销需部、室负责人和经手人审核签字后报学院主任签批。并严格执行校财务处有关报销的规定。

三、继续探索实验室开放制度，严格遵守收费政策，按照学校财务制度统一管理执行，严禁任何形式的私自收费，一经查出，立刻解聘有关责任人。

四、安排工作餐须经学院主任批准。一般安排在校内。

五、倡导勤俭节约，反对铺张浪费。

第八条 工作计划、总结、考核

一、及时总结日常工作中的经验教训、心得体会，不断提高工作能力、水平、质量。

二、实行学期、年度工作计划、总结、考核、奖惩制度。各管理部、室应于年初制订工作计划，修订常规工作日程表，并于期末、年末进行工作总结、交流、考核。

三、适时修订机电与车辆工程学院日常工作时间表。